Les nouvelles mentions obligatoires des factures

« Encore des mentions à ajouter » : oui, mais pour une raison simple. Une facture électronique doit être routée jusqu'au bon destinataire et traitée automatiquement. Pour cela, la machine a besoin de quelques informations que le papier laissait implicites. Rien ici n'exige de devenir juriste : il s'agit surtout de vérifier que votre logiciel et vos fiches clients sont à jour.

Rappel : les mentions déjà exigées de toute facture

Avant même la réforme, une facture doit comporter un socle de mentions : l'identité et l'adresse des deux parties, le numéro et la date de la facture, la désignation et la quantité des biens ou services, le prix unitaire hors taxe, le taux et le montant de TVA applicables, la somme totale à payer, et les mentions particulières (par exemple « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour la franchise en base). Ces mentions restent intégralement dues. Le détail est commenté au BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10.

Les quatre nouvelles mentions introduites par la réforme

Le principe des mentions obligatoires est posé par l'article 289 du Code général des impôts, dont le II renvoie à un décret pour en fixer la liste. Les mentions propres à la facturation électronique ont été introduites par le décret n° 2024-266 du 25 mars 2024. Ce sont les suivantes :

1. Le numéro SIREN du fournisseur et du client

Le SIREN des deux parties devient une mention à part entière. C'est la clé d'identification qui permet à l'annuaire de router la facture vers la bonne entreprise. Un SIREN erroné ou manquant, et la facture n'arrive pas : c'est la donnée la plus critique à fiabiliser en amont.

2. L'adresse de livraison, si elle diffère de l'adresse de facturation

Lorsque le bien ou le service est livré à une adresse différente de celle du client facturé, cette adresse complète de livraison doit figurer sur la facture. Cela concerne, par exemple, les entreprises multi-sites ou les livraisons vers un chantier.

3. La nature de l'opération

La facture doit préciser si l'opération est une livraison de biens, une prestation de services, ou les deux. Cette information conditionne notamment les règles de TVA applicables (fait générateur, exigibilité) et le traitement automatique de la facture.

4. L'option pour le paiement de la TVA d'après les débits

Lorsque l'entreprise a opté pour le paiement de la TVA d'après les débits (et non à l'encaissement), cette option doit être mentionnée. Elle a des conséquences sur le e-reporting de paiement : voir notre page e-invoicing et e-reporting.

Pourquoi ces mentions, et pas d'autres ?

Toutes visent le même but : permettre le routage (grâce au SIREN et à l'adresse) et le traitement automatique de la facture, y compris le calcul et le contrôle de la TVA (grâce à la nature de l'opération et à l'option sur les débits). Là où le papier tolérait l'implicite, la donnée structurée exige l'explicite. C'est aussi ce qui, une fois en place, fait gagner du temps : une facture bien renseignée se traite et se paie plus vite.

Les erreurs fréquentes

• Des fiches clients incomplètes : SIREN absent ou faux, adresse de livraison non renseignée.
• Confondre adresse de facturation et de livraison quand elles diffèrent, et n'en indiquer qu'une.
• Oublier de préciser la nature mixte d'une opération (biens + services), fréquente dans les prestations avec fourniture de matériel.
• Reporter la mise à jour des données au dernier moment, alors que c'est le chantier le plus long.

Un cas concret : la facture d'un artisan multi-chantiers

Prenons un artisan qui facture une entreprise cliente pour des travaux réalisés sur trois sites différents. Avec la réforme, sa facture doit porter le SIREN du client, mais aussi, pour la livraison concernée, l'adresse de livraison quand elle diffère de l'adresse de facturation du siège. Elle doit préciser la nature de l'opération : s'il fournit du matériel et de la main-d'œuvre, c'est une opération mixte (livraison de biens et prestation de services), ce qui a des conséquences sur la TVA. Autant d'informations que le devis contenait déjà, mais qui doivent désormais remonter proprement dans la facture structurée, sans être laissées à l'appréciation du lecteur.

Le lien entre les mentions et le reste de la réforme

Ces mentions ne sont pas des formalités isolées : chacune sert un mécanisme de la réforme. Le SIREN alimente le routage par l'annuaire. La nature de l'opération et l'option sur les débits déterminent le traitement de la TVA et le e-reporting de paiement. L'adresse de livraison sert les contrôles de cohérence. Comprendre à quoi sert chaque mention aide à ne pas les traiter comme des cases à cocher, mais comme les informations qui font qu'une facture circule et se traite toute seule.

Par où commencer pour être en règle sur les mentions

Le chantier des mentions se résume à un mot : les données. Concrètement :

• Fiabiliser le référentiel clients : SIREN à jour, adresses de facturation et de livraison distinctes quand c'est le cas.
• Clarifier la nature de vos opérations types : vendez-vous des biens, des services, un mélange des deux ? Paramétrez-le une fois pour toutes dans votre outil.
• Vérifier votre régime de TVA et l'éventuelle option pour les débits, pour que la mention soit posée automatiquement quand elle s'applique.

Fait en amont et une bonne fois, ce travail rend les mentions transparentes : elles se remplissent seules. Fait dans l'urgence, facture par facture, il devient une source d'erreurs et de rejets.

Le cas de la franchise en base et des mentions particulières

Les mentions particulières déjà exigées ne disparaissent pas avec la réforme : elles doivent au contraire être portées proprement dans la facture structurée. Une entreprise en franchise en base de TVA doit continuer d'indiquer « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Un cas d'autoliquidation, une opération exonérée, le régime de la marge : chaque situation a sa mention, et le format structuré ne l'invente pas à votre place. C'est un point de vigilance pour les activités à régime de TVA particulier : vérifiez que votre outil sait produire la bonne mention, dans le bon champ, faute de quoi la facture, techniquement conforme, sera juridiquement bancale. Là encore, le travail se fait en amont, au paramétrage, pas facture par facture.

Ce qui se passe si une mention manque

Une facture à laquelle il manque une mention obligatoire peut être rejetée par la plateforme du destinataire : elle n'est alors pas considérée comme reçue, et n'est pas payée. Sur le plan fiscal, le défaut de mention relève des règles de sanction de la facturation. Mais, comme souvent avec cette réforme, le premier risque est concret et immédiat : une facture incomplète est une facture qui reste bloquée. Fiabiliser ses données clients avant l'échéance est donc l'un des chantiers à ne pas repousser, et l'un des premiers points qu'un audit de préparation examine.